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绿色食品认证档案管理办法(试行)
日期:2014-03-12 09:57      发布单位:标志管理处     作者:

绿色食品认证档案管理办法(试行)

第一章总则

  第一条为了加强绿色食品认证档案(以下简称认证档案)工作,提高认证档案管理水平,发挥认证档案在绿色食品事业发展中的作用,根据《中华人民共和国档案法》及农业部有关规定,制定本办法。

  第二条本办法所称认证档案,是指在绿色食品认证申请、检查审核等业务工作中直接形成的具有保存价值的历史记录。具体包括:认证申请材料、现场检查报告及图片、环境监测报告、产品检测报告、认证评审报告、产品包装设计送审稿、证书复印件等与绿色食品获证单位相关的技术和管理资料。

  第三条本办法适用纸质认证档案管理。

  第四条认证档案实行中国绿色食品发展中心(以下简称中心)统一管理、部门协助配合的工作机制。中心标志管理处为认证档案主管部门,承担认证档案的收集、整理、归档、保管以及办理查询、借阅等工作;认证审核处负责认证申报、审核材料的整理和移交工作;后勤服务中心负责认证档案硬件设施建设工作。中心相关处室应安排专人负责认证档案管理工作。

  第五条中心应创造条件,加强规范管理,维护认证档案的完整性与安全性,不断提高认证档案的管理水平和服务能力。

第二章认证档案的立卷归档

  第六条认证档案应齐全、整洁、无破损。立卷时,卷内资料排列要条理化、系统化。

  第七条认证档案按年份、年内颁证流水号依次编号。编号组成:年份---年内颁证流水号,年内颁证流水号为产品编号末位四位数字。编号时,应使用附着力强、不易褪色的油性记号笔在认证档案袋的正反面写上认证档案的编号,编号书写须工整、清晰、无涂改。

  第八条中心标志管理处应在绿色食品证书制作后10个工作日内完成认证档案的编号、归档工作,并转移到专用认证档案库保存。

第三章认证档案的保管和借阅

  第九条认证档案管理人员根据认证档案编号顺序,按年份、年内编号从小到大的顺序入库上架排列,并妥善保管。年度认证档案之间应设立标示牌,以示区分。

  第十条认证档案库房应符合基本安全要求,门窗要坚固,要配置足够的认证档案专用柜架,并配有防火、防盗、防潮、防鼠、防虫等设施。

  第十一条中心工作人员因业务工作需要借阅认证档案的,须办理相应的借阅手续。外单位人员未经中心批准不得查阅或借阅认证档案。

  第十二条借阅人必须严格履行借阅登记手续,在《绿色食品认证档案借阅登记表》上登记,并经借阅人所在部门负责人签字同意后方可借阅认证档案。借阅人凭《绿色食品认证档案借阅登记表》借阅认证档案,当面点清数量,归还时予以核对。

  第十三条借阅认证档案必须遵守以下规定:

  (一)不得擅自拆卷、翻印、拍照、复制,确因工作需要必须拆卷、翻印、拍照、复制,须经中心标志管理处负责人同意,并由认证档案管理人员办理。

  (二)爱护认证档案,严禁在认证档案资料中随意标注、划线、打圈、作记号,严禁涂改、抽取和损坏认证档案。

  (三)不得泄密、遗失认证档案。

  (四)不得转借或擅自将认证档案带出中心。

  (五)认证档案借阅时间最长不超过10天,过期仍需借阅者,应及时办理续借手续。因公长期出差、休假,应提前归还所借认证档案,不得滞留积存。如工作调动、辞职或退休,须归还所借认证档案。

  第十四条确因特殊需要将认证档案携带出中心的,须经中心标志管理处负责人审批后办理有关手续。

第四章认证档案的保存与销毁

  第十五条认证档案实行长期保存与短期保存相结合的管理制度,保存期限按以下规定执行:

  (一)获证单位连续通过续展认证的,长期保存;

  (二)获证单位未续展的,延期保存一年,期满后,由中心标志管理处审查,并报中心领导批准后予以销毁。

  第十六条销毁工作应由两人在指定地点监销,并在销毁清册上注明“已销毁”和销毁日期,由监销人签字,作为查考的凭据。

第五章附则

  第十七条本办法由中心标志管理处负责解释。

  第十八条本办法自颁布之日起施行。





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